In den Magazinen des Stadtarchivs werden die vielfältigsten Materialien vor dem „Zahn der Zeit“ geschützt werden. Dies geschieht vor allem dadurch, dass die Lagerungsbedingungen den Anforderungen der unterschiedlichen Materialien optimal angepasst werden.
Der größte Teil des Archivguts besteht aus Papier, das sich am geringsten bei einer Temperatur von ca. 20° C und einer Luftfeuchte von ca. 50 % verändert. Fotobestände benötigen eine Temperatur von höchstens 18 °C und eine Luftfeuchte von ca. 35%. Sie werden in einem Spezialmagazin (einer Art „begehbarem Kühlschrank“) aufbewahrt.
In der Regel war das Archivgut vor seiner Überführung in das Archiv nicht optimal gelagert. Im Büroalltag werden Materialien verwendet, die Papier langfristig beschädigen, so v.a. Metall in Ordnern oder Büroklammern sowie Kunststoffe mit Weichmachern in Klarsichthüllen, Klebestreifen oder Schnellheftern. Diese Materialien müssen entfernt und durch dauerhaft haltbare Materialien aus Spezialkunststoffen oder –pappen ersetzt werden – ein recht aufwändiger Vorgang.
Oftmals lagerte das Archivgut zuvor in schlecht durchlüfteten, staubigen Kellern und muss im Archiv sorgfältig gereinigt, in seltenen Fällen auch von Schimmel- oder Mikrobenbefall befreit werden.
Ein Problem der Archivalien des 16. bis 19. Jahrhunderts war die Verwendung säurehaltiger Tinte, die das Papier regelrecht zerfraß und ausgefranste Löcher hinterließ. Solche Dokumente können nur von professionellen Restaurator*innen erhalten werden. Fotografische Medien sind zumeist in Schichten aufgebaut. Auf dem Träger befindet sich eine lichtsensible Schicht aus Bindemittel, z. B. Gelatine oder Albumin. Diese empfindliche Schicht muss besonders gut geschützt werden, da jede chemische Veränderung zum Verlust des Bildes führen kann.
Die Archivalien werden in alterungsbeständigen Mappen, Hüllen und Kartons archivtauglich verpackt. Alterungsbeständiges Material ist säurefrei und verfügt über eine alkalische Reserve, die den Alterungsprozess verlangsamt. Die Auswahl des richtigen Verpackungsmaterials wird durch ISO-Normen erleichtert.
Um die aufwändig gereinigten, entmetallisierten und archivtauglich verpackten Unterlagen auch während der Benutzung durch Besucher*innen zu schützen, empfiehlt sich die Verwendung von Baumwollhandschuhen im Lesesaal. Einige Bestände sollten gar nicht mehr im Original vorgelegt werden. Hier bieten eine Mikroverfilmung oder eine Digitalisierung den bestmöglichen Schutz der wertvollen Originale.
